سياسة الرقابة الداخلية
مقدمة:
تعمل سياسة آليات الرقابة والإشراف على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها أن تعزز من ضبط مسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال، وتعمل على تطوير العملية الإدارية.
النطاق:
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في المؤسسة، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.
أولاً : الرقابة بالتقارير الإدارية:
إن التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم أداء المؤسسة، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الأمناء لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح الانحراف واتخاذ الإجراءات اللازمة، ويجب أن تعد هذه التقارير بصفة دورية وبشكل منتظم، كما يجب أن يتم إعدادها بطريقة جيدة وواضحة
ومن هذه التقارير:
التقارير الدورية:
وتكون من العاملين لمدراءهم بصفة: يومية، أسبوعية، أو شهرية أو فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من مشروع، أو بعد انتهاء مشروع.
تقارير سير الأعمال الإدارية:
وتكون هذه التقارير من المدراء إلى مجلس الأمناء وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازات المتعددة.
تقارير الفحص:
وتكون لتحليل الظروف السابقة واللاحقة لمشروع ما، لتساعد مجلس الأمناء على التصرف السليم في توجيه القرارات.
تقارير قياس كفاءة العاملين:
وتعد بصفة دورية عادية من قبل الرؤساء المباشرون لمرؤوسيهم، وتشمل على قياس القدرات والتوصية لتطوير تلك القدرات، ومدى تعاونهم مع فريق العمل …وغيره من معايير واضحة مناسبة للمؤسسة.
المذكرات والرسائل المتبادلة:
وتكون بين الإدارات والأقسام وتستخدم هذه لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لسهولة الرجوع لها للمتابعة والتقييم.
التقارير الخاصة: وتشمل :
1_تقارير الملاحظة الشخصية.
2_تقارير الاحصائيات والرسوم البيانية.
3_مراجعة الموازنات التقديرية.
4_متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات.
5_مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية.
6_تقييم ومراجعة المشاريع.
ثانياً : المبادئ:
مبدأ التكاملية : تكامل الرقابة وأساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في المؤسسة.
مبدأ الوضوح والبساطة: سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين والمنفذين ليسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة
مبدأ سرعة كشف الانحرافات والابلاغ عن الأخطاء: فاعلية نظام الرقابة لكشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والأخطاء
مبدأ الدقة : دقة المعلومة ومصدرها هام بالنسبة لمجلس الأمناء لأنها هي التي تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم واتخاذ الإجراءات المناسبة، وعدم الدقة في ذلك قد يعرض المؤسسة لمشاكل وكوارث.
المسؤوليات :
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة المؤسسة وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف المؤسسة الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى مدير الشؤون الادارية والمالية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها