سياسة تعارض المصالح
تمهيد
تحترمُ مؤسسة محمد بن عبدالعزيز الحبيب وأولاده الخيرية خصوصيةَ كلّ شخصٍ يعمل لصالحها، إلا أنَّ المؤسسة ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناءَ ممارسةِ أيِّ أنشطة قد تتداخلُ بصورةٍ مباشرةٍ أو غيرِ مباشرةٍ، مع موضوعيته، أو ولائهِ للمؤسسة مما قدْ ينشأُ معه تعارض في المصالح.
تُؤمن المؤسسة بقيمها ومبادئها المتمثلةِ في النزاهةِ والعمل الجماعيِ والعنايةِ والمبادرةِ والإنجازِ، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن المؤسسة؛ لتعزيز تلك القيم وحمايتها، وذلك لتفادي أن تؤثّر المصلحة الشخصية أو العائلية، أو المهنية لأيّ شخصٍ يعمل لصالح المؤسسة على أداء واجباته تجاه المؤسسة، أو أن يتَحّصلَ من خلال تلك المصالح على مكاسبٍ على حساب المؤسسة.
مسئوليات وصلاحيات مجلس الأمناء والإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح
1_إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الأمناء.
2_يجوز للمجلس تكوين لجان محددة او تكليف أحد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان.
3_لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة المؤسسة فيما يخص تعاملات المؤسسة مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في المؤسسة أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح، وتكون صلاحية القرار مع المسؤول التنفيذي بخصوص باقي موظفي المؤسسة.
4_يجوز لمجلس الأمناء وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الإعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة، أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع المؤسسة، سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح المؤسسة.
5_عندما يقرر مجلس الأمناء أن الحالة فيها (تعارض مصالح)، فيلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الأمناء وإتباع الاجراءات المنظمة لذلك.
6_لمجلس أمناء المؤسسة صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.
7_مجلس الأمناء هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على ألا يتعارض ذلك مع الانظمة السارية واللائحة الأساسية للمؤسسة وأنظمة الجهات ذات العلاقة.
8_يعتمد مجلس الأمناء هذه السياسة، ويبلغ جميع موظفي المؤسسة وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ
9_يتولى مجلس الأمناء التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.
حالات تعارض المصالح
لا يعني وجود مصلحةٍ لشخص يعمل لصالح المؤسسة في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالمؤسسة، قيام تعارض في المصالح بين الطرفين. ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح المؤسسة أن يبدي رأياً، أو يتخذ قراراً، أو يقوم بتصرف لمصلحة المؤسسة، وتكون لديه في نفس الوقت إمَّا مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه، أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير المؤسسة يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف. إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاكٍ للسرية، وإساءةٍ لاستعمال الثقة، وتحقيقٍ لمكاسب شخصية، وزعزعةٍ للولاء للمؤسسة.
هذه السياسة تضع امثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطى جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها، ويتحتم على كل من يعمل لصالح المؤسسة التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة، وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الامثلة على حالات التعارض ما يلي:
– ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الأمناء أو عضو أي لجنة من لجانه أو أي من موظفي المؤسسة مشاركاً في أو له صلة بأي نشاط، أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تأدية واجباته ومسئولياته تجاه المؤسسة.
– ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الأمناء أو الرئيس التنفيذي يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعة ومشاركته في إدارة شؤون المؤسسة.
قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للمؤسسة.
ايضا قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم.
من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح المؤسسة في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع المؤسسة.
1_الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الأمناء أو موظف المؤسسة من أمثلة تعارض المصالح.
2_الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من المؤسسة او تبحث عن التعامل مع المؤسسة.
3_إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعتبر ملكًا خاصًا للمؤسسة، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة، ولو بعد تركه الخدمة.
4_قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع المؤسسة بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالمؤسسة قد ينتج عنه تعارض المصالح.
5_تسلم عضو مجلس الأمناء أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع المؤسسة أو سعيها للتعامل معها.
6_قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع المؤسسة بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته.
7_استخدام أصول وممتلكات المؤسسة للمصلحة الشخصية من شأنه أنْ يُظِهرَ تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً، كاستغلال أوقات دوام المؤسسة، أو موظفيها، أو معداتها، أو منافعها لغير مصالح المؤسسة أو أهدافها، أو إساءةِ استخدامِ المعلومات المتحصلةِ من خلال علاقةِ الشخصِ بالمؤسسة؛ لتحقيق مكاسب شخصية، أو عائلية، أو مهنية، أو أيَّ مصالح أخرى.
الالتزامات
1_على كل من يعمل لصالح المؤسسة أن يلتزم بالتالي:
2_الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من المؤسسة عند الارتباط بالمؤسسة.
3_الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح المؤسسة.
4_عدم الاستفادة بشكل غير قانوني ماديا أو معنوياً هو أو أي من أهله وأصدقائه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح المؤسسة.
5_تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك.
6_تعبئة نموذج المؤسسة الخاص بالإفصاح عن المصالح سنويا.
7_الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية.
8_الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو عن غيره ممن يعمل لصالح المؤسسة.
9_تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح، في حال وجوده، أو في حال طلب المؤسسة ذلك.
متطلبات الإفصاح
1_يتعين على أعضاء مجلس الأمناء والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام 2_بالإفصاح للمؤسسة عن الحالات التالية، حيثما انطبق، والحصول على موافقتها في كل حالة، حيثما 3_اقتضت الحاجة، سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا.
4_يتعين على أعضاء مجلس الأمناء والرئيس التنفيذي وغيرهم من الموظفين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة أو جهة، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها.
5_يتعين على أعضاء مجلس الأمناء والرئيس التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية.
6_يتعين على أعضاء مجلس الأمناء والرئيس التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم (الوالدان والزوجة /الزوجات /الزوج والأبناء /البنات) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع المؤسسة أو تسعى للتعامل معها.
7_يتعين على كل أعضاء مجلس الأمناء والرئيس التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح. وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس أمناء المؤسسة واتخاذ القرار في ذلك.
8_عند انتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في المؤسسة أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوما من تغيير الوظيفة. كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام.
9_ يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة المؤسسة عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في المؤسسة.
تقارير تعارض المصالح
1_تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الأمناء لدى أمانة المجلس .
2_تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي المؤسسة لدى إدارة الشؤون المالية والإدارية .
3_يُقدم مراجع حسابات المؤسسة الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح المؤسسة والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس، حال طلبِ رئيسِ مجلس الأمناء، ويُضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء المؤسسة.
4_تُصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يُعرض على مجلس الأمناء يُوضّح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي المؤسسة وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.
5_حيث إنِّ هذه السياسة تُعد جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط المؤسسة بالأشخاص العاملين لصالحها، فإنه لا يجوز مخالفةَ أحكامها والالتزامات الواردة بها.
ملحق (1) نموذج تعهد وإقرار
أقر وأتعهد أنا ______________________________________________ وبصفتي ___________________
بأنني قد اطلعت على سياسة تعارض المصالح الخاصة بـ “اسم المؤسسة”، وبناء عليه أوافق وأقر وألتزم بما فيها وأتعهد بعدم الحصول على أي مكاسب أو أرباح شخصية بطريقة مباشرة أو مباشرة مستفيدا من موقعي كعضو مجلس إدارة أو موظف في المؤسسة وبعدم استخدام أي معلومات تخص المؤسسة أو أصولها أو مواردها لأغراضي الشخصية أو أقاربي أو أصدقائي أو استغلالها لأي منفعة أخرى.
التوقيع ……………………………………………..
التاريخ ……/…../……….. هـ
الموافق ……/…../……….. م
ملحق (2) نموذج افصاح مصلحة
| هل تملك أي مصلحة مالية في أي جمعية او مؤسسة غير ربحية او ربحية تتعامل مع المؤسسة؟ |
| هل يملك أي فرد من أفراد عائلتك أي مصلحة مالية في أي جمعية أو مؤسسة غير ربحية او ربحية تتعامل مع المؤسسة؟ |
| () نعم () لا |
- في حالة الإجابة بنعم على أي من الأسئلة السابقة، فإنه يجب عليك الإفصاح عن التفاصيل الخاصة بتملك أي عمل تجاري أو وجود مصلحة مالية في أي أعمال تجارية من قبلك أو من قبل أي من أفراد عائلتك
| اسم النشاط | نوع النشاط | المدينة | رقم السجل او رخصة العمل | اليوم | الشهر | السنة | هل حصلت على موافقة المؤسسة | هل تربط الشركة بعلاقة مع المؤسسة | المصلحة المالية الإجمالية (%) |
| هل تتقد منصبا (مثل منصب عضو في مجلس إدارة أو لجنة أو أي جهة أخرى) أو تشارك في أعمال أو أنشطة أو لديك عضوية لدي أي جهة أخرى غير المؤسسة |
| هل يتقلد أي من أفراد أسرتك (الوالدان/ الزوجة /الزوجات /الزوج/ الأبناء والبنات) منصبا (مثل منصب عضو في مجلس إدارة أو لجنة أو أي جهة أخرى) أو يشارك في أعمال أو أنشطة أو لديه عضوية في أي جهة أخرى غير المؤسسة؟ |
| اسم الجهة | نوع الجهة | المدينة | هل تربط الجهة بعلاقة عمل مع المؤسسة | هل حصلت على موافقة المؤسسة | صاحب المنصب | المنصب | هل تحصلت على مكاسب مالية نظير توليك هذا المنصب؟ |
- في حالة الإجابة بنعم على أي من الأسئلة السابقة، فانه يجب عليك الإفصاح عن التفاصيل الخاصة بشغل أي منصب و/ أو المشاركة في أ عمال خارجية (مع شركاء المؤسسة ، الحكومة أو القطاع الخاص) من قبلك أو من قبل أي من أفراد عائلتك.
| هل قدمت لك أو لأي من أفراد عائلتك هدية أو أكثر من جهة خارج المؤسسة و لها صلة حالية أو مستقبلية بالمؤسسة سواء قبلتها ام لم تقبلها؟ |
| () نعم () لا |
- في حالة الإجابة بنعم على السؤال السابق فإنه يجب عليك الإفصاح عن تفاصيل الهدية عند قبولها من قبلك أو من قبل أي من أفراد عائلتك
| اسم مقدم الهدية | الجهة | اليوم | الشهر | السنة | هل قبلت الهدية | هل تربط الجهة بعلاقة عمل مع المؤسسة | نوع الهدية | قيمة الهدية تقديرياً |
- أقر أنا الموقع أدناه انا جميع المعلومات أعلاه محدثة وصحيحة ومتماشية مع سياسة تعرض المصالح من المؤسسة
الاسم : المسمى الوظيفي :
التاريخ : التوقيع :